Subscribe:

20 Aralık 2014 Cumartesi

Teknoloji Bilgi Yarışmaları Projesi-Perde Arkası

2014 Yılı Gençlik Projelerini Destekleme Programı kapsamında Gençlik ve Spor Bakanlığı tarafından desteklenen Teknoloji Bilgi Yarışmaları isimli projenin serüvenini kendi bakış açımla ve ana hatlarıyla bu yazımda paylaşıyorum :)

2014 Mart ayında Gençlik Spor Bakanlığı'nın gençlere yönelik çeşitli başlıklarda proje destekleri olduğunu öğrendim ve aklımdaki birkaç projeyi nasıl sunabilirim şeklinde bir düşünceye girişip, planlamaları yaptım.

Bir kaç arkadaşla birlikte buluşup YazılımHerYerde platformu için destek almak üzere bir proje hazırladık, bütçe ve harcama takvimlerini çıkardık, her şey hazırdı. Sonra detayları incelerken bireysel olarak başvurulamayacağını öğrendim. Bakanlığın ilgili birimleriyle iletişime geçtiğimde ise üniversite öğrencilerinin öğrenci toplulukları üzerinden başvurabileceğini öğrendim. Proje son başvuru tarihinin sonlanmasına 3 gün kalmıştı ve kulüp arayışları içerisine girdik. FEBİTEK ile tanışmama da bu vesile oldu. FEBİTEK Akademik Danışmanı Nurhayat Varol hocamız detaya girmeden projeye baktı ve kulüp üzerinden göndermemize onay verdi. Hemen ardından projeyi kargo ile Ankara'ya yolladık. Sonrasında bu başvuru süresi 2 hafta uzatıldı :) Öğrenci Topluluklarının en fazla 2 proje ile başvuru hakkı vardı. Bende aklımdaki bir başka proje olan "Teknoloji Bilgi Yarışmaları" isminde planladığım projeyi hazırlamaya başladım, bütçe ve harcama takvimini çıkarıp istenen bütün belgeleri hazır hale getirip, imza işlerini hallettikten sonra Nisan ayının ilk haftasında o projeyi de bakanlığa gönderdim.

Yaklaşık 4 ay sonra yani Ağustos ayında başvuru sonuçları açıklandı. Gönderdiğimiz 2 projeden biri destek almıştı. YazılımHerYerde projesinden daha fazla umudumuz vardı fakat tam tersi o proje destek programı kapsamına alınmayıp gönderdiğimiz diğer proje olan Teknoloji Bilgi Yarışmaları isimli proje desteğe layık görülmüştü.

Bakanlık bir randevu tarihi ayarlayıp bütün proje koordinatörlerini sözleşme imzalamak üzere Ankara'ya davet etti. 28 Ağustos'ta sözleşme imzalamak üzere bakanlığa hareket etmiştim. Burada çok büyük sıkıntılarla karşılaştım. Çünkü proje için bir hesap açılması gerekiyordu ama bu hesap şahıs üzerine açılmayıp, başvurulan topluluk, stk, dernek v.s üzerine açılması gerekiyordu. Daha öncesinde üniversite ile iletişime geçip durumu belirtmiş gerekli dilekçeleri yazmıştık bunun için fakat üniversitedeki yazışmaların sonuçlanması 15 günü bulduğu için sözleşme imzalanacak olan güne yetişmemişti. Bakanlıktaki ilgili birim bu şekilde sözleşme imzalanamayacağını, vergi numarası ve mali kimlik formunun olması gerektiğini kesin bir dille belirtiyorlardı. Öğrenci Topluluğu'nun nasıl vergi numarası olabilirdi ki mecbur hesabın üniversite üzerine açılması gerekiyordu. Başta akademik danışman hocamız olmak üzere derhal ilgili kişi ve birimlerle iletişime geçtik. Üniversitede iletişime geçilmesi gereken kişiler ya tatilde, ya yerinde yok, yada konuyla ilgili bilgi sahibi değildi. Gerçekten zor bir süreçti ve sözleşmenin 1-2 gün içerisinde imzalanması gerekiyordu. Orada direnmeyipte sabır göstermeseydim proje iptal olacaktı. Kısacası bayağı bir sıkıntı çekmiştim. Zorda olsa mesai sonuna kadar bekleyip, bir çok girişimlerde bulunup, üniversiteden gereken bilgileri aldıktan sonra sözleşmeyi imzaladım.
Üniversiteden kaynaklı sıkıntılar bunlardan ibaret değildi tabi. Proje Eylül ayında başladı. Bütçede koordinatör maaşı ayrılmıştı fakat bundan yararlanmam için bana üniversitede personel olmam gerektiği veya kısmi zamanlı çalışıyor olmam gerektiği söyleniyordu. İlk ay geçti hala olumlu bir netice olmadı. Sigorta işlemleri v.s bir sürü sıkıntı karşıma çıktı. Bende alamayacağımı, alsam bile en az 2 aylık bir sürenin geçeceğini anladığım için bütçede değişiklik talebinde bulundum ve koordinatör maaşını başka kalemlere aktardım.
Üniversitenin çıkardığı sıkıntılar bitmek bilmiyordu. Hesap üniversitenin hesabıydı ve çok katı prosedürler vardı. Öğrenciye kesinlikle hesapta harcama yetkisi verilmiyordu. Daha önce bu tarz bir proje olmamasından mı kaynaklanıyor bilemiyorum kimse bu konuyla ilgili kesin bir bilgiyede sahip değildi, herkes birbirine paslıyor bir netice alamıyordum. Hesaba para çoktan yatmıştı ancak bu tür prodülerden ve bilgisizlikten kaynaklı olarak parayı gerekli yerlere harcayamıyorduk. Harcama yetkilisinin üniversite öğretim görevlisi veya personel olması gerekiyordu. Bu şekilde yine uzun bir süreden sonra harcama yetki işleri nihayet sonlandı.
Sıkıntılar maalesef bitmiyordu. Bir mal alımı yapmak için 1 lira bile olsa ihale usulü ile yapmak gerekiyordu. Bütçede belirtilen her türlü harcama için 3 farklı firmadan teklif almamız gerekiyordu. Şöyle bir trajikomik durum; 10 liralık bir mal alsanız 5 lirası kağıt masrafına gidiyordu ki sürekli farklı farklı prosedürler, belgeler karşımıza çıkıyordu. Bu alımlardan da biraz bahsedeyim. Hesap üniversite içerisinde olduğu için herhangi bir harcama yapılması durumunda üniversitedeki mali işlerle ilgilenen birimden ilgili belgeyi alıp harcama yetkilisinin onayını alıp 3 farklı firmadan fiyat alıp, imzalatılıp kaşeletilmesi gerekiyor. Sonra bu tekliflerden en uygun olanı değerlendirip harcama yetkilisine ve gerçekleştirme görevlisine tekrar ayrı bir belgede imzalatılması ve onaylatılması gerekiyor. Sonrasında daha para ödemesi yapılmadan ilgili firmadan fatura kesilmesi talep edilip, belirttiği banka hesabına sonradan para yatırılma işlemleri gerçekleşiyordu. Bunun gibi daha çok çok katı prosedürler var üniversite içerisinde. Bunları neden yazma ihtiyacı hissettim... Sonrasında üniversite içerisinde bu tarz projelere başvuru yapacak olan arkadaşlar, bilgi sahibi olup bunları göz önüne alarak hareket etmeleri daha sağlıklı olacaktır. Bizler bu konuda bilgilendirilmediğimiz, bilgi sahibi olmadığımız, belkide ilk olduğumuz için midir bilemiyorum bayağı sıkıntılar çektik. Ama bütün bu engel ve prosedürlere rağmen projeyi tamamlamakta ayrı bir başarıdır.
Başta FEBİTEK Öğrenci Topluluğu olmak üzere emeği geçen, yardımcı olan herkesi tebrik etmek, kutlamak gerekiyor.




0 yorum:

Yorum Gönderme